Анализ динамики несоответствий
Анализ динамики несоответствий
Внедрение систем менеджмента в организациях Российской Федерации набирает темп. По информации Международной организации по стандартизации, только за 2009 г. число сертифицированных систем менеджмента качества у нас утроилось и составило более 53 тыс., систем экологического менеджмента удвоилось и превысило 1,5 тыс. Все это делает актуальным для многих организаций — как уже сертифицированных, так и только готовящихся к этому — критическое осмысление опыта внедрения этих систем другими компаниями, включая наиболее характерные несоответствия, фиксируемые в ходе сертификации и последующего подтверждения этого статуса.В статье представлены материалы, отражающие анализ наиболее характерных несоответствий, выявляемых при сертификации систем менеджмента, и их трендов в ходе традиционного трехлетнего сертификационного цикла по мере становления этих систем. Последовательно рассматриваются несоответствия, относящиеся к системам менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, системам экологического менеджмента и менеджмента качества.
Часть 1. Анализ несоответствий в системах менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда
Несмотря на отсутствие официальных данных (ни по России, ни в целом по миру), движение по внедрению систем менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда (СМОЗиОБТ) на основе модели, содержащейся вначале в стандарте OHSAS 18001:1999, а затем в OHSAS 18001:2007, вне сомнения, также постоянно расширяется. Конечно, темпы роста числа сертификатов соответствия требованиям этого стандарта гораздо ниже, чем сертификатов соответствия требованиям ISO 9001:2008 или ISO 14001:2004. Тем не менее интерес к OHSAS 18001:2007 за прошедшие годы, несомненно, только вырос.
Ниже представлен обзор несоответствий, которые были выявлены аудиторами TIC (TÜV International Certification) в ходе аудитов СМОЗиОБТ.
Чтобы выявить наличие или отсутствие каких-либо тенденций, были сопоставлены несоответствия, зафиксированные в 2007 и 2010 гг. В первом случае это были данные аудитов 15 сертифицированных на тот момент компаний, во втором — 22 компаний. При этом в 2007 г. все компании были сертифицированы на соответствие требованиям стандарта версии 1999 г., а в 2010 г. — версии 2007 г.
Результаты сравнительного анализа представлены в табл. 1, 2 и 3. Для возможности сопоставления все несоответствия, выявленные в 2007 г., отнесены к тем разделам, которые соответствуют версии OHSAS 18001:2007.
Выводы из сравнения представлены ниже.
Устойчивые показатели
Анализ демонстрирует, что среди качественных показателей несоответствий есть достаточно устойчивые. В частности, НЕ ИЗМЕНИЛИСЬ следующие показатели:
1. Среднее число несоответствий, фиксируемых в ходе одного аудита, составляет примерно 8.
2. Состав и весомость наиболее «урожайных» по несоответствиям разделов OHSAS 18001:2007. Не менее 70% всех выявляемых несоответствий как в 2007 г., так и в 2010 г. приходится на четыре раздела, представленных в порядке убывания выявленных в них несоответствий:
4.4.7. Подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них;
4.4.6. Управление операциями;
4.4.2. Компетентность персонала, его подготовка и осведомленность;
4.4.5. Управление документами.
3. Состав наименее «урожайных» (а некоторых так и просто «неурожайных») по несоответствиям разделов, к которым относятся:
4.4.4. Документация;
4.5.5. Внутренний аудит;
4.4.3. Коммуникация, партнерство и обсуждения.
Разделы OHSAS 18001:2007 |
Число несоответствий, выявленных в | |
2007 г. |
2010 г. | |
4.4.7. Подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них |
34 |
56 |
4.4.6. Управление операциями |
27 |
36 |
4.4.2. Компетентность персонала, его подготовка и осведомленность |
18 |
21 |
4.4.5. Управление документами |
18 |
15 |
4.3.1. Выявление опасностей, оценка рисков и установление мер управления |
– |
11 |
4.5.4. Управление записями |
5 |
10 |
4.5.2. Оценивание соответствия |
– |
7 |
4.3.3. Цели и программа(ы) |
1 |
6 |
4.3.2. Правовые и другие требования |
2 |
5 |
4.4.1. Ресурсы, роли, ответственность, подотчетность и полномочия |
6 |
5 |
4.5.3. Расследование инцидентов, несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия |
4 |
5 |
4.2. Политика в области ОЗиОБТ |
– |
3 |
4.1. Общие требования |
– |
2 |
4.6. Анализ со стороны руководства |
– |
2 |
4.4.3. Коммуникация, партнерство и обсуждения |
1 |
1 |
4.4.4. Документация |
– |
– |
4.5.1. Измерение и мониторинг показателей деятельности |
3 |
– |
4.5.5. Внутренний аудит |
– |
– |
Всего несоответствий |
119 |
185 |
В среднем на один аудит |
8,0 |
8,4 |
«Место» |
Разделы OHSAS 18001:2007(число зафиксированных несоответствий) | |
2007 г. |
2010 г. | |
1 |
4.4.7 (34) |
4.4.7 (56) |
2 |
4.4.6 (27) |
4.4.6 (36) |
3 |
4.4.2 (18) |
4.4.2 (21) |
4 |
4.4.5 (18) |
4.4.5 (15) |
5 |
4.4.1 (6) |
4.3.1 (11) |
Суммарное число несоответствий |
103 из 119 (около 85%) |
139 из 185 (около 75%) |
Несоответствия |
Число несоответствий, выявленных в | |
2007 г. |
2010 г. | |
4.1. Общие требования | ||
Область применения СМОЗиОБТ распространяется не на все подразделения и не на всех лиц, участвующих в заявленных для сертификации видах бизнес-деятельности |
– |
1 |
Описание области применения в Руководстве по системе не содержит в себе изменения, связанного с расширением области применения системы |
– |
1 |
4.2. Политика в области ОЗиОБТ | ||
Отражение области применения СМОЗиОБТ в Политике не отражает изменения, связанного с расширением области применения |
– |
1 |
Не представлены свидетельства доведения Политики в области ОЗиОБТ до подрядных организаций, выполняющих работы по заказу организации |
– |
2 |
4.3.1. Выявление опасностей, оценка рисков и установление мер управления | ||
Идентифицированы не все риски, фактически имеющие место |
– |
2 |
Анализ рисков охватил не все идентифицированные риски, не учтены нештатные и аварийные ситуации |
– |
6 |
Допущены принципиальные ошибки при оценке значимости рисков, в связи с чем не установлены адекватные меры управления этими рисками |
– |
2 |
Комплекс мероприятий по минимизации высокого риска, связанного с конкретным видом работ, не отражен в инструкции по охране труда для этого вида работ |
– |
1 |
4.3.2. Правовые и другие требования | ||
Перечень нормативных документов, применимых к деятельности организации в области ОЗиОБТ, охватывает не все такие требования |
2 |
2 |
Не идентифицированы конкретные законодательные и нормативные требования, применимые к сертифицируемой деятельности |
– |
3 |
4.3.3. Цели и программа(ы) | ||
Не представлены обоснования отказа от постановки конкретных целей по отношению к принципам, намерениям и направлениям деятельности, содержащимся в Политике в области ОЗиОБТ |
– |
3 |
Не представлены обоснования отказа от постановки целей по снижению значимости некоторых рисков, признанных значимыми |
1 |
1 |
Цели подразделений не адекватны общефирменным целям, не измеримы |
– |
2 |
4.4.1. Ресурсы, роли, ответственность, подотчетность и полномочия | ||
Не определены, не оформлены документально или не актуализированы права и обязанности сотрудников в области ОЗиОБТ |
2 |
2 |
Права и обязанности не доведены до соответствующих лиц, в том числе до лиц, временно исполняющих обязанности других сотрудников |
2 |
3 |
В составе комиссий по проведению проверки знаний принимали участие лица, не имеющее на это официальных полномочий |
2 |
1 |
4.4.2. Компетентность персонала, его подготовка и осведомленность | ||
Не установлены в полном объеме требования к компетентности сотрудников, в том числе перечень документов, которыми они обязаны руководствоваться в своей деятельности |
– |
4 |
Сотрудники ознакомлены не со всеми регламентирующими документами, которыми они обязаны руководствоваться в своей работе, в том числе по вопросам ОЗиОБТ, либо не ознакомлены с изменениями в них, либо ознакомлены несвоевременно |
7 |
7 |
Сотрудники допускаются к выполнению работ без наличия соответствующих разрешительных документов на право осуществления этих работ |
5 |
4 |
Не проведен плановый инструктаж по охране труда |
6 |
5 |
Отсутствует четкая процедура обеспечения осведомленности персонала по вопросам, указанным в третьем абзаце разд. 4.4.2 |
– |
1 |
4.4.3. Коммуникация, партнерство и обсуждения | ||
Нарушен установленный порядок обмена информацией по вопросам ОЗиОБТ |
1 |
– |
Рядовые сотрудники подразделений, включая общественных инспекторов по охране труда, не были привлечены к деятельности по идентификации и оценке рисков |
– |
1 |
4.4.5. Управление документами | ||
Применяемый документ не соответствует требованиям других документов, внутренне противоречив, содержит ссылки на недействующие документы |
1 |
3 |
Применение: неучтенных документов (документов, не поставленных под управление);
отмененных документов или документов с истекшим сроком действия;
документов, не идентифицированных установленным образом;
неактуализированных документов;
неутвержденных документов;
документов без идентификации статуса изменений |
13 |
11 |
Отсутствие документов в установленных местах их нахождения |
3 |
– |
Нарушение правил внесения изменений в документы |
– |
1 |
Неполный объем применяемых документов (отсутствие отдельных листов, приложений и т. д.) |
1 |
– |
4.4.6. Управление операциями | ||
Инструкции по охране труда неполные, не определен перечень инструкций по охране труда для конкретных рабочих мест |
3 |
1 |
Отсутствие идентификации установок о положительных результатах проведенной проверки их на безопасность, отсутствие знаков безопасности/опасности |
2 |
3 |
Применение непригодного (небезопасного) оборудования, механизмов, приспособлений |
2 |
4 |
Несоблюдение установленных сроков и/или порядка проверок опасного оборудования, механизмов, приспособлений на безопасность |
4 |
5 |
Нарушение правил хранения/обращения с опасными веществами, в том числе с ядерными делящимися, легковоспламеняющимися |
10 |
8 |
Нарушение правил безопасного ведения работ, в том числе превышение допустимых концентраций вредных и опасных веществ в воздухе рабочей зоны, работа без установленных средств индивидуальной защиты, неукомплектованность рабочих мест средствами индивидуальной защиты |
5 |
12 |
Отсутствует анализ закупаемой продукции с точки зрения вопросов ОЗиОБТ, в том числе средств индивидуальной защиты |
– |
2 |
До подрядных организаций не доведены требования организации в области ОЗиОБТ |
1 |
1 |
4.4.7. Подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них | ||
Неадекватность планов ликвидации аварий, неознакомление персонала с этими планами |
3 |
4 |
Планы-графики учебно-аварийных тренировок учитывают не все аварийные ситуации, отраженные в «Плане действий в случае аварии», охватывают не все смены, планы тренировок не соответствуют планам действий при возникновении аварий, планы не согласованы |
3 |
3 |
Несоблюдение графика проведения противоаварийных тренировок и учебных тревог, необъективный анализ результатов противоаварийных тренировок и учебных тревог |
4 |
6 |
Аптечки первой медицинской помощи не укомплектованы, содержат просроченные медицинские препараты и средства, персонал не знает их предназначение и не обучен их применению |
8 |
10 |
Нарушение правил поддержания в работоспособном состоянии средств пожаротушения (их неукомплектованность, несоблюдение сроков проверки), нарушение правил пожарной безопасности |
8 |
9 |
Отсутствие предупреждающих надписей, указателей аварийных выходов и негабаритных мест, путей эвакуации, их противоречивость, закрытые и недоступные аварийные выходы, неисправность средств и систем аварийной сигнализации |
4 |
6 |
Неукомплектованность аварийных запасов |
4 |
8 |
4.5.1. Измерение и мониторинг показателей деятельности | ||
Метрологические нарушения при проведении измерений характеристик ОЗиОБТ |
2 |
– |
Несоблюдение сроков проверок опасного оборудования и приспособлений |
1 |
– |
4.5.2. Оценивание соответствия | ||
Неадекватность процедуры проведения оценивания соответствия |
– |
1 |
Отсутствие свидетельств наличия и применения процедуры проведения периодического оценивания соответствия |
– |
6 |
4.5.3. Расследование инцидентов, несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия | ||
Нарушение установленного порядка действий с несоответствиями |
1 |
– |
Нарушения порядка разработки, реализации и оценки результативности корректирующих действий, в том числе отсутствие обоснований в отказе от разработки корректирующих действий |
3 |
5 |
4.5.4. Управление записями | ||
Записи не управляются |
1 |
– |
Записи не ведутся, ведутся не в полном объеме, не соответствуют установленной форме, противоречивы |
4 |
10 |
4.6. Анализ со стороны руководства | ||
Входные данные для анализа содержат не всю необходимую информацию |
– |
1 |
Не проведен в установленном порядке анализ функционирования СМОЗиОБТ со стороны руководства |
– |
1 |
Выявленные тенденции
В течение трех лет функционирования СМОЗиОБТ:
1. Резко (в разы) возросло число несоответствий по четырем разделам:
4.3.1. Выявление опасностей, оценка рисков и установление мер управления;
4.3.2. Правовые и другие требования;
4.3.3. Цели и программа(ы);
4.5.2. Оценивание соответствия.
2. Стали появляться несоответствия в следующих разделах:
4.2. Политика в области ОЗиОБТ;
4.1. Общие требования;
4.6. Анализ со стороны руководства.
Для правильной интерпретации данных тенденций следует учесть, что опыт внедрения и сертификации таких систем все еще не очень богатый — как у самих организаций, так и у аудиторов. По этой причине представляется, что данные тенденции демонстрируют как эволюционный процесс накопления и последующего неизбежного проявления ошибок в ходе функционирования СМОЗиОБТ в отмеченных направлениях, так и возросшее за эти годы понимание аудиторами содержания и системного предназначения соответствующих требований OHSAS 18001:2007, а также углубление представлений аудиторов о механизмах реализации этих требований и критериях результативности их применения.
Заключение
Конечно, достаточно ограниченный объем обработанных данных не позволяет говорить о высокой степени статистической обоснованности сделанных выводов. Вместе с тем, ряд выявленных тенденций, в том числе устойчивость набора наиболее «урожайных» на несоответствия разделов OHSAS 18001:2007, можно считать достаточно обоснованным. Автор надеется, что они могут быть полезными как при разработке и внедрении СМОЗиОБТ, так и при подготовке их к очередным аудитам на соответствие требованиям этого международно признанного стандарта.
В следующей части статьи будут проанализированы тенденции в несоответствиях систем экологического менеджмента.
