Процедура сертификации

Процедура первичной сертификации систем менеджмента реализуется в 3 этапа.

Первый этап: 1-ая ступень сертификационного аудита и оценка документации системы менеджмента

Сертификационный аудит начинается проведением 1-ой ступени сертификационного аудита и проверки документации системы менеджмента (руководства по системе, методологических инструкций и других документов по списку-запросу). 

 
Заказчик заблаговременно направляет в ООО «Интерсертифика-ТЮФ» запрашиваемые документы системы менеджмента в их действующей редакции. 

 
Руководитель команды аудита оценивает документы на их соответствие конкретным требованиям стандарта. Частично анализ документации по системе менеджмента может происходить на месте у Заказчика во время проведения 1-ой ступени аудита. 

 
За две недели до начала 1-ой ступени аудита Заказчик получает план 1-ой ступени аудита. Содержание плана аудита согласовывается с Заказчиком до начала аудита. 

 
Задачами 1-ой ступени аудита являются: 

 

• проверка соответствия документации системы менеджмента установленным к ней требованиям; 
• оценка месторасположения и условий функционирования, специфичных для данного места; 
• проведение переговоров с Заказчиком и выборочные интервью с сотрудниками для выяснения того, имеется ли понимание требований стандарта; 
• сбор информации, касающейся области применения соответствующих процессов и характеристик месторасположений, а также применимых к сертифицируемой деятельности законодательных и нормативных требований и их соблюдение; 
• установление того, проведен ли внутренний аудит системы и анализ ее функционирования со стороны руководства; 
• оценка того, в достаточной ли степени внедрена система менеджмента для того, чтобы можно было проводить 2-ую ступень аудита. 

Заказчик получает отчет об аудите 1-ой ступени, включая оценку документации системы менеджмента. 

 
2-ая ступень аудита проводится после устранения всех отклонений / неясностей. При необходимости заново согласовываются сроки проведения 2-ой ступени аудита.

Второй этап: 2-ая ступень сертификационного аудита

Перед началом 2-ой ступени аудита Заказчик получает план этой ступени аудита. 

 
На 2-ой ступени аудита анализируется результативность системы менеджмента с учетом специфических требований стандарта, а также функционирования элементов внедренной системы менеджмента на основе конкретных примеров и процессов в соответствии с процедурой выборочной проверки. Задачей Заказчика на 2-ой ступени аудите является демонстрация практического применения установленных им процедур. 

 
По окончании аудита на заключительном совещании Заказчик получает информацию о результате аудита. Выявленные командой аудита несоответствия (отклонения и замечания) документально оформляются в отчетах об отклонении/замечании. Решение о классификации несоответствий принимает руководитель команды аудита. 

 
Результат аудита фиксируется в отчете об аудите.

Действия Заказчика при выявлении отклонений

Выявленные членами команды аудита несоответствия требованиям соответствующего стандарта классифицируются как отклонения, если раздел стандарта или процесс описан и/или реализован в целом не на должном уровне и из-за этого есть вероятность поставки некачественной продукции или услуги. 

 
Заказчик должен проанализировать причину данного несоответствия, внести исправления (осуществить коррекцию) и наметить корректирующие действия. Реализация коррекции и корректирующих действий должна осуществляться в течение

• максимум 6-ти месяцев после 1-ой ступени аудита и 
• максимум 3-х месяцев после 2-ой ступени аудита. 

В зависимости от характера отклонений для получения доказательств их устранения может потребоваться

• либо дополнительный аудит, т.е. проведение повторного анализа в местах выявления отклонений, 
• либо представление Заказчиком соответствующих документов и свидетельств. 

Объем дополнительного аудита определяет руководитель команды аудита, причем дополнительному аудиту подвергаются только те разделы/процессы системы менеджмента, в отношении которых было зафиксировано отклонение. Дополнительный аудит калькулируется в соответствии с трудоемкостью. 

 
Выдача сертификата или продление его действия может быть рекомендовано руководителем команды аудита только после получения доказательств устранения всех отклонений.

Действия Заказчика при выявлении замечаний

Выявленные членами команды аудита несоответствия требованиям соответствующего стандарта классифицируются как замечания, если установлена неадекватность в описании или в реализации какой-то одной части раздела стандарта или процесса. 

 
Заказчик должен не позже 2 недель после проведения аудита проанализировать причины замечаний, внести исправления (провести коррекцию) и разработать корректирующие действия. Если руководитель аудита считает коррекцию и корректирующие действия достаточными для устранения недостатков, то он может рекомендовать выдачу сертификата или продление прока действия сертификации. 

 
Результативность реализации коррекций и корректирующих действий проверяется и оценивается не позднее, чем на следующем плановом аудите.

Третий этап: выдача сертификата и надзорные действия

Оформление и выдача сертификата проводится с даты рассмотрения комплекта документов по аудиту и утверждения отчета об аудите руководством Органа по сертификации. Заказчик получает сертификат (при необходимости на нескольких языках, указанных Заказчиком) вместе с утвержденным отчетом об аудите. 

Срок действия сертификата составляет три года, при условии положительных результатов ежегодно проводимых у Заказчика наблюдательных аудитов. 

 
Если в рамках срока действия сертификата происходят значительные изменения в области применения или данных Заказчика, эти изменения контролируются во время следующего наблюдательного или расширительного аудита. В случае необходимости обе стороны подписывают соответствующие изменения к контракту.

Наблюдательные аудиты

В течение трехлетнего срока действия сертификата наблюдательный аудит проводится накануне истечения первого и второго года его действия. В рамках наблюдательного аудита выборочно проверяется, продолжает ли сертифицированная система менеджмента и далее соответствовать требованиям стандарта. 

 
1-й наблюдательный аудит должен быть проведен в течение первого года с даты последнего дня 2-й ступени сертификационного аудита: не ранее 3-х месяцев с этой даты и не позже этой даты. Превышение установленного срока сразу же приводит к приостановке действия сертификата или к отзыву сертификата, если превышение составляет более 6 месяцев. 

 
2-й наблюдательный аудит проводится аналогично в течение второго года, начиная с даты последнего дня 2-й ступени сертификационного аудита. В этом случае приостановка действия сертификата наступает через 3 месяца после установленного срока, а отзыв сертификата через 6 месяцев после установленного срока. 

 
Заблаговременно (за 6 месяцев) до запланированного наблюдательного аудита ООО «Интерсертифика-ТЮФ» информирует Заказчика о предстоящем аудите и просит сообщить обо всех имевших место существенных изменениях, таких, например, как изменение численности сотрудников или изменение области применения системы менеджмента. Заказчик и ООО «Интерсертифика-ТЮФ» согласовывают сроки проведения наблюдательного аудита. 

 
В каждом наблюдательном аудите могут быть проверены не все требования стандарта. Для подготовки к аудиту Заказчик за две недели получает план аудита с конкретными требованиями стандарта, которые будут проверяться. 

 
При выявлении отклонений и замечаний Заказчик должен действовать как при сертификационном аудите. При выявлении большого числа отклонений сертификат может быть отозван. 

 
После проведения наблюдательного аудита заказчик получает отчет.

Сокращение области действия сертификата

В тех случаях, когда заказчик во время аудита не может продемонстрировать осуществление заявленной в тексте сертификата области действия, область действия сертификата сокращается. Из области действия сертификата изымаются те виды деятельности, которые не были предметом проверки на аудите.

Приостановка действия и отзыв сертификата

В случае принятия Органом по сертификации решения о приостановке действия сертификата статус Заказчика как сертифицированной организации временно отменяется, о чем Заказчик получает письменное уведомление. С этого времени Заказчику не разрешается рекламировать себя в качестве сертифицированной организации, в том числе использовать в рекламных целях сертификат и товарный знак. 

 
После успешно проведенного задержанного аудита действие сертификата восстанавливается. Полные правила действий в случае приостановки действия сертификата содержатся в контакте на сертификацию. 

 
Через 6 месяцев после превышения установленного срока проведения очередного наблюдательного аудита Орган по сертификации проводит отмену сертификата. После этого для получения статуса сертифицированной организации Заказчик должен провести сертификацию своей системы менеджмента заново. 

Повторная сертификация

Если Заказчик желает продлить статус сертифицированной организации, ему необходимо до истечения срока действия сертификата провести повторный аудит. 

 
Заказчик заранее в письменной форме сообщает в ООО «Интерсертифика-ТЮФ» информацию об изменениях в системе менеджмента и представляет соответствующую документацию (по списку). 

 
При повторном аудите выборочно проверяется результативность всей системы менеджмента. Проведение аудита проходит аналогично 2-й ступени сертификационного аудита. 

 
Для сохранения непрерывности статуса сертифицированной организации процедура ресертификации Заказчика, в том числе рассмотрение и утверждение комплекта документов по повторному аудиту руководством Органа по сертификации, должна быть завершена до истечения срока действия текущего сертификата.

Объединенная сертификация

Объединенная сертификация может быть применена для организаций с несколькими удаленными производственными площадками/месторасположениями, но имеющими схожие технологии производства или для материнских организаций с представительствами, выполняющими функции филиала. 

 
При объединенной сертификации может происходить выборочное выделение производственных площадок/месторасположений, аудитируемых в ходе сертификационного/повторного и наблюдательных аудитов. 

 
Объединенная сертификация возможна, если выполняются следующие условия: 

 

• Создание, внедрение и обеспечение функционирования системы менеджмента, которая является единой для всех представительств/производственных площадок. Это также относится к основным методологическим процедурам системы менеджмента. 
• Мониторинг функционирования системы менеджмента, включая внутренние аудиты системы, проводится централизованно под руководством представителя руководства материнской компании (головного офиса). Это лицо должно быть наделено полномочиями для дачи указаний всем представительствам/производственным площадкам. 
• Некоторые подразделения материнской компании (головного офиса) осуществляют централизованные функции: например, разработка продукции, закупки, управление персоналом и т.д. 

 
При проведении объединенной сертификации, кроме проведения оценки документации системы менеджмента, оцениваются также отчеты о внутренних аудитах всех производственных площадок, а также предложения по возможным корректирующим действиям и их реализация.